Banyak orang yang masih salah kaprah tentang tugas dan fungsi protokol. Mereka berpikir bahwa protokol hanya sekedar menjai Master of Ceremony (MC), pengambil gambar, atau mengurus sound system. Namun, kenyataannya adalah bahwa Protokol memiliki tugas dan fungsi yang jauh lebih luas dan kompleks.
Pada awalnya, kata protokol merujuk pada halaman pertama yang dilekatkan pada gulungan papirus atau kertas tebal. Sejalan dengan perkembangan zaman, pengertiannya berkembang semakin luas, yakni keseluruhan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.
Perkembangan selanjutnya, pengertian protokol kemudian berubah menjadi kebiasan-kebiasan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.
Secara estimologis istilah protokol berasal dari bahasa Inggris “protocol”, bahasa Prancis “protocole”, bahasa Latin “protocoll(um)”, dan bahasa Yunani “protocollon”. (Sumber: https://www.liputan6.com/hot/read/5310308/protokol-adalah-standar-yang-mengatur-suatu-hal-ini-penjelasan-selengkapnya?page=2)
Di Indonesia, kegiatan protokoler pemerintahan mendapat perhatian serius. Hal ini diwujudkan dalam pembentukan Undang-Undang Nomor 8 tahun 1987 tentang Protokol yang kemudian diubah seiring dengan perkembangan zaman menjadi Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan.
Berdasarkan Pasal 1 ayat 1 undang-undang tersebut, pengertian Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.
Sayangnya masih banyak pihak yang belum memahami hal tersebut. Protokol pemerintahan selalu diidentikan dengan Master Ceremony atau MC. Setiap acara pemerintahan baik formal dan non formal, kehadiran petugas Protokol selalu dianggap hanya untuk menjalankan tugas sebagai MC saja.
Ada lagi yang menilai bahwa selama ada MC maka acara pemerintahan bisa berjalan dengan mudah begitu saja. Yang penting ada MC, semua pasti beres. Itu adalah pemikiran yang keliru. MC hanyalah satu dari sekian banyak faktor yang harus dipastikan kesiapannya oleh pihak Protokoler Pemerintahan. Paling utama adalah ada aturan dan hak-hak orang/pejabat yang perlu dipantaskan. Ini akan terlihat saat suatu acara pemerintahan berjalan keliru barulah pihak protokoler didekati dan dilibatkan.
Perlu diketahui bersama bahwa Protokol dan MC adalah dua hal yang berbeda. Protokol bertugas memastikan tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan bagi pejabat negara sedangkan MC bertugas memandu kelancaran sebuah acara.
Mengenal Lebih Dekat Tugas Protokol Setda Kabupaten Manggarai
Benar bahwa pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan terdapat jabatan Pranata Acara dan Pranata Protokol namun tugas utama dari jabatan tersebut bukanlah untuk memandu acara tetapi yang paling utama adalah untuk memastikan tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan terhadap pejabat Negara berjalan sesuai aturan perundang-undangan yang berlaku.
Pranata Acara atau Pranata Protokol tampil menjadi MC jikalau penyelenggara acara baik pihak Pemerintah maupun non pemerintah tidak menyiapkan MC pada acara tersebut. Itupun juga melalui alur prosedur sesuai tata aturan yang berlaku antara lain pihak penyelenggara bersurat ke Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan dengan perihal permintaan petugas MC untuk agenda dimaksud.
Demikian pula dengan foto dokumentasi kegiatan. Juru gambar pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan bukan sekedar jepret sana, jepret sini. Itu hanyalah tugas tambahan saja. Tugas utamanya adalah mendokumentasikan, menata, mengarsipkan, mempublikasikan disertai dengan narasi yang lengkap tentang bahan dokumentasi pelaksanaan kegiatan Bupati dan Wakil Bupati. Dokumentasi itulah yang kemudian akan menjadi saksi sejarah bagi anak cuci kita di masa mendatang. Satu foto seribu makna ditambah narasi jadi jutaan makna.
Hal yang sama juga berlaku untuk sound system pada acara pemerintahan. Kembali kepada uraian di atas, tugas utama Protokol adalah untuk memastikan tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan bagi pejabat negara. Pengecekan dan penyiapan sound system hanyalah satu dari sekian tugas tambahan pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan. Khusus penyiapan sound system, sangat diharapkan agar pihak penyelenggara kegiatan menyiapkan sendiri peralatan tersebut. Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan hanya untuk memastikan kesiapan dan ketersediaan peralatan tersebut. Jikalau penyelenggara kegiatan sama sekali tidak menyiapkan peralatan tersebut maka wajib untuk segera berkoordinasi dengan Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan dengan tetap mengacu pada standar aturan yang berlaku.
Dari semua penjelasan di atas, fokus tugas Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan adalah memastikan tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan berjalan sesuai aturan keprotokolan yang berlaku. Tugas tambahan lainnya hanya dilakukan jika atas persetujuan pimpinan dengan dasar surat permintaan untuk pelaksanaan tugas tambahan dimaksud.
Di lain pihak, kunci keberhasilan pelaksanaan tugas Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan sangat bergantung pada kelancaran lalu lintas informasi. Informasi yang dimaksud adalah agenda kegiatan baik pemerintahan maupun non pemerintahan yang menghadirkan Bupati dan Wakil Bupati. Koordinasi dan komunikasi yang intens lintas sektor menentukan kelancaran pelaksanaan agenda tersebut.
Oleh karena itu, selain membangun komunikasi dan koordinasi, Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan juga sangat mengharapkan partisipasi aktif dari para penyelenggara kegiatan untuk senantiasa melaporkan agenda kegiatan yang menghadirkan Bupati dan Wakil Bupati berikut dengan lampiran rundown acara, lay out acara, petugas, peserta dan kelengkapan acara. Tujuannya cuma satu agar kegiatan dapat berjalan dengan lancar sesuai tata aturan keprotokolan yang berlaku.
Berikut rincian tugas, pokok dan fungsi Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Kabupaten Manggarai sesuai Peraturan Bupati Nomor 55 Tahun 2022 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok, Fungsi, dan Tata Kerja Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan Inspektorat Daerah Kabupaten Manggarai pasal 20 ayat 1 hingga 3.
Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Kabupaten Manggarai bertugas menyiapkan pelaksanaan kebijakan, pengoordinasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah, pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan daerah di bidang Protokol, komunikasi pimpinan dan pendokumentasian tugas pimpinan.
Bagian ini kemudian dibagi kedalam satu Sub Bagian dan dua Substansi Bagian yang diisi oleh Jabatan Fungsional hasil penyetaraan dengan nama jabatan Pranata Humas Ahli Muda dengan rincian tugas sebagai berikut:
Sub Bagian Protokol:
- Melaksanakan tata Protokol dalam rangka penyambutan tamu daerah;
- Menyiapkan bahan koordinasi dan/atau fasilitasi keprotokolan;
- Menyiapkan bahan informasi acara dan jadwal kegiatan Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah;
- Menginformasikan jadwal dan kegiatan Pemerintah Daerah;
- Melaksanakan koordinasi dan fasilitasi kegiatan Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah, dan;
- Melaksanakan tugas dinas lainnya yang diberikan atasan.
Penulis:
Wilhelmus Kornelis Durus, S,Sos
Pranata Humas Ahli Muda
